Informator uniwersytecki

Status rezerwacji

Od 1 do 14 lutego trwała rezerwacja sal i sprzętu w Centrum Symulacji Medycznej. Każdy kto chciałby w nadchodzącym semestrze przeprowadzić zajęcia, fakultety czy egzaminy w budynku przy ul. Chodźki 4, musiał szczegółowo opisać czego i kiedy potrzebuje.

Formularz rezerwacji wydaje się skomplikowany. Centrum Symulacji ma ogromny, ciągle nie wykorzystany wachlarz możliwości, toteż narzędzie, ujmujące w jednym miejscu tak wiele opcji może sprawiać wrażenie zagmatwanego. Wykorzystanie takiego narzędzia jest jednak niezbędne aby zaplanować w jednym budynku ponad dziesięć tysięcy godzin dydaktycznych rocznie, prowadzonych przez pracowników sześćdziesięciu różnych katedr i zakładów. 

Sprawdziliśmy dla was krok po kroku jak wygląda rezerwacja. 

Krok pierwszy polega na wpisaniu podstawowych informacji na temat rezerwacji. W tej części wszystkie pola są obowiązkowe, nie wypełnienie któregokolwiek uniemożliwi przejście do drugiego kroku. Czym różni się osoba rezerwująca salę od osoby odpowiedzialnej za organizację zajęć/wydarzenia? Formularz rezerwacji może wypełnić ktoś, kto nie będzie bezpośrednio uczestniczył w rezerwowanych wydarzeniach, bądź nie jest za nie merytorycznie odpowiedzialny, na przykład sekretarka czy referent. Jeśli decydujemy się na oddelegowanie rezerwacji warto zadbać aby dostał wszystkie niezbędne dane na temat zajęć. Na przykład określenie zapotrzebowania zdaniem „tak jak w zeszłym roku” nie jest skuteczną informacją, spowoduje przyznanie sali bez żadnego wyposażenia. 

Dane kontaktowe pozwalają doprecyzować niejednoznaczne informacje. Ponadto, jeśli jedna osoba rezerwuje zajęcia dla kilkorga prowadzących, dużym ułatwieniem dla każdego z nich będzie przekazanie informacji o nazwie rezerwowanych zajęć i godzinie tychże. Znajomość podstawowych informacji o rezerwacji zaoszczędzi czas osobom, które sporadycznie przychodzą prowadzić zajęcia w ramach danej rezerwacji. Przykładowo, może zdarzyć się tak, że numer sali ulegnie zmianie z powodu nie przewidzianych sytuacji losowych. Na każdym z pięter znajduje się duży telewizor wyświetlający aktualne zajęcia w danym dniu na danym piętrze. Jeśli nie znamy numeru sali, znajdziemy go na tym telewizorze dzięki znajomości nazwy i godziny zajęć bądź numeru rezerwacji.

Jeżeli treści nauczania mogą być sproblematyzowane za pomocą historii pacjenta, można zaznaczyć opcję SP. Pacjent Standaryzowany to żywy zdrowy człowiek przeszkolony do tego, aby w realistyczny i powtarzalny sposób odgrywał w trakcie zajęć historię i objawy wybranego przypadku medycznego. Kolejny wybór: Czy prowadzący są przeszkoleni z obsługi sprzętu? Zaznaczenie tej opcji daje możliwość zorganizowania takiego przeszkolenia. W zależności od zgłoszonego zapotrzebowania na sprzęt może to być obsługa trenażerów, programowania parametrów życiowych SimManów i wiele wiele innych. Z pewnością warto z tego skorzystać, choćby po to, żeby dowiedzieć się więcej na temat zakresu możliwości dostępnego sprzętu. Technicy pokażą jak i gdzie logować się do informatycznych narzędzi realizacji symulacji. Szczegółowe oczekiwania związane z tymi opcjami  można sprecyzować w otwartej rubryce „informacje dodatkowe”.

Przejście do drugiego kroku generuje dane do logowania w systemie rezerwacji. Zalogowanie się za pomocą tych danych będzie niezbędne do sprawdzenia statusu rezerwacji oraz powrotu do jej edycji. To bardzo wygodna opcja, dzięki której możemy powrócić do edycji rezerwacji w dogodniejszym terminie, nie trzeba przechodzić całego formularza za jednym podejściem. Krok drugi polega na określeniu dat, rodzaju i ilości potrzebnych sal i sprzętu. Na tym etapie mamy do wyboru 5 kategorii sal oraz 26 podstawowych zestawów wyposażenia. Wygląda na to, że możliwość opisu zajęć w otwartym polu tekstowym będzie pomocna w sytuacji, kiedy nie wiemy który zestaw wybrać. W kreatorze dodawania zajęć do rezerwacji możemy dodawać i edytować zestawy zapotrzebowania. Pozwala to w ramach jednej rezerwacji zaplanować zajęcia ze zmiennym wyposażeniem. Daty można wpisywać zarówno pojedynczo, jak i „hurtowo”. Na przykład w zakresie od 1.03.2021 do 1.05.2021 w każdy piątek o tej samej porze. 

W kreatorze warto zwrócić uwagę na górne przyciski „zamknij kreator i zapisz zmiany” oraz drugi, z prawej strony „zamknij kreator i zatwierdź zmiany”. Pierwsza opcja, z prawej strony pozwoli powrócić ponownie do wpisywania dat i zapotrzebowania bez utraty dotychczas wpisanych informacji. Nie jest jednak równoznaczna z dokonaniem rezerwacji. Dopiero kliknięcie tej drugiej opcji powoduje, że wpisane dane staną się widoczne dla administratorów rezerwacji, co sprawi, że jej status zbliży się do etapu potwierdzenia i akceptacji. 

Jeśli po rezerwacji pojawi się potrzeba odwołania bądź przesunięcia zajęć, należy to niezwłocznie zgłaszać do Centrum Symulacji, ponieważ w tym czasie ktoś inny mógłby skorzystać z tej sali. Jak czytamy na stronie otwierającej rezerwację „Centrum Symulacji Medycznej zastrzega, że możliwość wykonania rezerwacji poprzez formularz na dane zajęcia o określonych datach, godzinach wraz z wybranym sprzętem oraz materiałami zużywalnymi nie gwarantuje dostępności sal jak i zapotrzebowania oraz zatwierdzenia ze względu na inne wcześniej złożone rezerwacje lub nieprzewidziane sytuacje losowe.” 

Więcej informacji na temat możliwości kreatora zawiera INSTRUKCJA PDF

Ostatnią ważną częścią procesu jest konieczności wydruku formularza rezerwacji i dostarczenia go podpisanego do CSM - formularz dostępny będzie po rejestracji w dziale "STATUS REZERWACJI" po zalogowaniu.

Po przejściu przez formularz jako dr. Test, jestem mile zaskoczona jego precyzją. Możliwość zarezerwowania różnych sal i zestawów dla różnych dat w ramach jednej rezerwacji jest bardzo wygodna. Najlepszą częścią procesu jest pomocna postawa pracowników technicznych Centrum Symulacji, którzy cierpliwie wyjaśniali moje wątpliwości na każdym etapie. 

autor: Ola Klimek,
Centrum Symulacji Medycznej