Informator uniwersytecki

System FRONTDESK

Czym jest FRONTDESK?

Konrad Sikora: Front Desk to taki przyjazny pokój, który jest pierwszą linią kontaktu studenta/petenta z dziekanatem. Do czasów pandemicznym, kiedy Front Desk był otwarty codziennie przez 7 godzin, było to miejsce, gdzie mógł wejść każdy. Przychodzili do nas studenci, kandydaci oraz nauczyciele. Była i jest to strefa uniwersalna dla wszystkich, tyle, że obecnie kontakt bezpośredni jest nieco ograniczony. Natomiast głównymi telefonami do dziekanatu są te związane z Front Deskiem. 

W jakich godzinach funkcjonuje FRONTDESK?

K.S.: Godziny otwarcia to 9.00-14:30 od poniedziałku do piątku. W tym momencie, ze względów bezpieczeństwa większość spotkań odbywa się po wcześniejszym umówieniu. My, jako pracownicy oczywiście jesteśmy od rana, dlatego kiedy znajdą się osoby poszukujące pomocy wcześniej, to po prostu je obsługujemy.

Czy jest jedna osoba dedykowana FRONTDESK?

K.S.: Jeżeli chodzi o Wydział Lekarski (bo w każdym dziekanacie są inne ustalenia wewnętrzne), to są wyznaczone osoby, które pełnią te obowiązki na stałe. W przypadku obsługi osób anglojęzycznych jestem to ja, a polskojęzycznych Ewelina Chęckiewicz. Niedługo ma pojawić się aplikacja dedykowana dla Front Desku.

Czym ma być system FRONTDESK? Jak można będzie z niej korzystać? Kto będzie mógł z niej korzystać?

Marcin Czochra: System FRONTDESK jest aplikacją webową, która zostanie wdrożona do szerokiego użytku 1 października, docelowo każdy będzie miał do niej dostęp — nasi studenci, pracownicy, jak i petenci z zewnątrz (kandydaci na studia, interesariusze). Zespół ITEM wyszedł naprzeciw potrzebie realizowania spraw administracyjnych w jak największym stopniu zdalnie, niwelując tym samym ogrom e-maili, telefonów oraz spotkań potrzebnych dotychczas do ich sprawnego procedowania. Każda sprawa jest przyporządkowana do odpowiedniego pracownika; możemy podglądać status tej sprawy, gdzie  trafiła i kto się nią zajmuje w danym momencie. Aplikacja dostępna jest z poziomu zarówno komputera jak i telefonu (jest narzędziem przeglądarkowym) — jej responsywność na urządzeniach mobilnych jest ciągle rozwijana, aby sprostać potrzebom użytkowników.  

Jak wygląda obsługa aplikacji?

M.C.: Należy się zarejestrować wykorzystując mail uczelniany, zakładając unikalne konto w aplikacji. Po zalogowaniu dostajemy dostęp do pełnego spektrum usług FRONTDESKU. Studenci mają możliwość zgłaszania i realizowania spraw w dziekanatach, oraz stały dostęp do podglądu toku sprawy. Moduł umawiania na spotkania, pozwoli studentom na realizację nietypowych spraw poprzez kontakt osobisty. Natomiast administratorzy i pracownicy uczelni posiadają dostęp do szerokiego wachlarza narzędzi administracyjnych, pozwalających na zarządzanie  oraz monitorowanie każdego elementu systemu. Istnieje także panel z danymi statystycznymi systemu. Umożliwia w wygodny i intuicyjny sposób analizę wykonanej pracy w poszczególnych dziekanatach, sprawdzenie średniego czasu realizowania spraw, a także ilość wpływających zgłoszeń.

K.S.: Taka transparentność też jest celem systemu Wszystko ma być jasne i czytelne dla petenta i dla osób w dziekanacie. To jest chyba główny aspekt, który ma ułatwić załatwienie spraw. Dzięki czemu będzie to mniej stresujące i czasochłonne dla wszystkich. 

M.C.: Aplikacja wspiera też system powiadomień, także nie trzeba będzie się cały czas logować i sprawdzać co się dzieje. Jeżeli sprawa zmieni status, to dostaniemy powiadomienie na skrzynkę mailową. 

Aplikacja zwiera już bazę spraw, które były zbierane i konsultowane ze wszystkimi dziekanatami. Podzielone zostały one na kategorie typu: podania, zaświadczenia itp. Oczywiście, jeśli student będzie miał sprawę nietypową, do której nie ma jeszcze kategorii, to też będzie mógł ją załatwić. Do dyspozycji ma chat na żywo z pracownikami i może opisać, to czego potrzebuje. Co ważne, aplikacja jest dostępna w wersji polskiej oraz angielskiej. 

Aplikacja FRONTDESK, realizuje awanse pracowników oraz konkursy na konkretne stanowiska w uczelni. Dlatego, także osoby spoza uczelni mają możliwość rejestracji poprzez formularz i złożenie swojej sprawy. System jest ciągle rozwijany, oprócz dziekanatów planowane jest dołączenie Działu Spraw Socjalnych, Wydziału Nauk Medycznych, a także Szkoły Doktorskiej. W kolejnych fazach rozwoju zostaną dodane moduły Centrum Edukacji Medycznej – umożliwiające obieg dokumentów, oraz moduł delegacji – pozwalający na czytelny sposób realizacji w sposób elektroniczny wniosków o delegację pracowników. Planowana jest także bezpośrednia integracja systemu FRONTDESK z systemem SONAR, dla wygody naszych pracowników.

K.S.: Z poziomu pracownika dziekanatu chce powiedzieć, że mamy nadzieję iż będzie to dla nas spore ułatwienie i wprowadzi dużo porządku. Obecnie większość spraw jest przyjmowana na papierze, albo „w pół ustnie-w pół na papierze” i powoduje to problem z ich realizacją. Również osób, pomiędzy które są rozdzielane jest bardzo dużo, a zazwyczaj nie są to ich jedyne obowiązki, dlatego muszę prowadzić wiele czynności na raz, to też ich zdolności kontrolowania wszystkiego są ograniczone. Wierzymy, że taka aplikacja zdecydowanie odciąży pracowników, a my, jako dziekanat będziemy mieć porządek i będziemy w stanie sprawnie działać. Mam nadzieję, że statystyki również to pokażą :)  

rozmawiała Katarzyna Flor