Informator uniwersytecki

numer 009

listopad 2021

★

Polityka kadrowa uczelni

Jak ocenia Pani przepływ informacji wewnątrz uczelni w kontekście sprawności organizacyjnej uniwersytetu?

Dobra i skuteczna organizacja pracy w uczelni wymaga sprawnego i niezawodnego przepływu informacji. Uniwersytet jest dużym podmiotem, zatrudniającym ponad 2600 pracowników ze złożoną strukturą organizacyjną W obliczu nieustannie zachodzących zmian realizacja codziennych zadań w zgodzie z wymogami prawa wymusza efektywne współdziałanie i dobrą komunikację. Sprawny przepływ informacji oraz wzajemna komunikacja jest niewątpliwie jednym z filarów dobrego funkcjonowania jednostki.

W mojej ocenie dzięki wdrożeniu pewnych elementów technologii cyfrowych współpraca w jednostkach i między nimi została znacznie usprawniona. Obecnie poszczególne jednostki Uniwersytetu przygotowują i wypracowują odpowiednie procedury w swoich obszarach, które umożliwią wdrożenie nowego zintegrowanego systemu informatycznego oraz elektronicznego obiegu dokumentów. Wdrożenie tego systemu umożliwi lepszy dostęp do informacji i może usprawnić w wielu obszarach przepływ tej informacji. Pandemia powodując ograniczenia kontaktów bezpośrednich zmusiła nas także do elektronizacji wielu procesów niezbędnych do realizacji bieżących zadań. Dodatkowo w wielu obszarach funkcjonowania uczelni wymiana informacji i spotkania osób zainteresowanych przeniosły się do przestrzeni wirtualnej. Jego Magnificencja Rektor prof. dr hab. n. med. Wojciech Załuska przywiązuje ogromną wagę do sprawnej i rzetelnej komunikacji dzięki której możliwe jest funkcjonowanie uczelni.

Mija rok od objęcia przez Panią stanowiska prorektor ds. osobowych i rozwoju kadry. Proszę o podsumowanie tego czasu.

Jego Magnificencja Rektor prof. dr hab. n. med. Wojciech Załuska powierzył mi funkcję Prorektora ds. Osobowych i Rozwoju Kadry, która to obejmuje szeroki zakres spraw kadrowych, płacowych, socjalnych, analizę i sprawozdawczość kadrowo-płacową, rozliczanie umów cywilnoprawnych, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz realizację formalnych zadań w zakresie nadawania stopni i tytułów naukowych. Biorąc pod uwagę zakres działalności powierzonego mi zadania prawidłowe działanie tego obszaru zapewnia niezawodne funkcjonowanie wszystkich jednostek naszej Alma Mater. Uniwersytet tworzą ludzie, dlatego realizacja zagadnień w tym obszarze uzależniona jest od wypracowania dobrych relacji wzajemnego wsparcia tak aby niezawodnie wypełniać powierzone zadania, a sprawy osobowe, którymi zajmuje się mój dział są jednymi z najtrudniejszych w obszarze funkcjonowania uczelni. Odnosząc się do zadanego pytania jednostki, którymi kieruję realizują sumiennie i rzetelnie zadania wynikające z obszaru ich działalności. Ostatni rok był bardzo pracowity i niósł ze sobą szereg wyzwań. Takim wyzwaniem było np. opracowanie dokumentacji kadrowo-płacowej w stosunkowo krótkim czasie tak aby wypłacić dodatkowe wynagrodzenie dla ok. 2600 pracowników. Dodatkowym wyzwaniem w związku czekająca nas parametryzacją było aktywne wspieranie pracowników, którzy obrali ścieżkę kariery badawczej, badawczo-dydaktycznej i dydaktycznej. Owocem tego procesu była zmiana formy zatrudnienia dla 142 pracowników w obszarze badawczym i dla 170 w obszarze dydaktycznym. Ostatni rok to także reorganizacja, zmiana struktury uczelni w wielu obszarach, powstanie nowych jednostek, co wiązało się z równoległym wsparciem ze strony działów mi podległych w stosunku do restrukturyzujących się jednostek. Dużym wyzwaniem było również wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych, pomoc w rekrutacji kadry do szpitala tymczasowego organizowanego w ramach SPSK, a także przygotowanie logistyki związanej z organizacją szczepień na COVID-19 wśród pracowników naszej uczelni. W dobie pandemii opracowano i wdrożono zasady hybrydowych rozpraw doktorskich tak aby umożliwić pracownikom rozwój naukowy. Prowadząc bardzo sprawnie i terminowo postępowania awansowe wspieramy aspiracje nauczycieli akademickich naszej Alma Mater. W minionym roku stopień doktora habilitowanego uzyskało ponad 20 nauczycieli akademickich, stopień doktora nauk medycznych 120 a tytuł naukowy profesora uzyskało prawie 30 nauczycieli akademickich. Efektywne funkcjonowanie Protektoratu ds. Osobowych i Rozwoju Kadry wiązało się z dostosowaniem pracy do stale zmieniającej się sytuacji epidemiologicznej.

Jak wygląda realizacja strategicznego celu pod hasłem „Rozwój uniwersyteckich systemów zarządzania i zapewniania jakości? (nr 4 w strategii rozwoju UMLUB na lata 2013-2022)

Cel strategiczny związany z rozwojem uniwersyteckich systemów zarządzania i zapewniania jakości ma w sobie wiele celów operacyjnych, których realizacja w minionym roku bardzo przyspieszyła w poszczególnych jednostkach naszej uczelni. Realizacja tego celu obejmuje m.in. wsparcie kadr Uniwersytetu Medycznego do umożliwiania podnoszenia kwalifikacji pracowników uczelni: nauczycieli akademickich w obszarze badawczym, badawczo-dydaktycznym i dydaktycznych oraz pracowników niebędących nauczycielami tak aby zapewnić im atrakcyjną ścieżkę kariery zawodowej. Aktywnie wspieramy pracowników w rozwoju ich kariery zawodowej na poszczególnych szczeblach oraz poprzez dofinansowanie szkoleń, kursów czy studiów podyplomowych. Warto podkreślić kwestię wprowadzenia elastycznego systemu wynagradzania, który m.in. umożliwił wypłatę dodatkowych wynagrodzeń za publikacje wysoko punktowane oraz z tytułu pozyskania grantu dla uczelni.

Aktywnie uczestniczymy w realizacji celu „Otwartość uczelni w zakresie udostępnienia zasobów akademickich dla integracji środowisk uniwersyteckich” poprzez wprowadzenie międzynarodowych doktoratów z obroną w języku angielskim i powołaniem zagranicznych recenzentów. Wynikiem tego była realizacja publicznych obron prac doktorskich w języku angielskim dla doktorantów dla których język angielski jest językiem rodzimym.

Kładziemy nacisk na doskonalenie umiejętności posługiwania się przez pracowników nowoczesnymi elektronicznymi formami komunikacji poprzez platformy internetowe np. zoom oraz formę tradycyjnej poczty elektronicznej. Dodatkowo zostały wprowadzone jasne, przejrzyste i tajne systemy głosowania, umożliwiające oddawanie głosów w trakcie zdalnych posiedzeń Rad Uczelni.

Nasze aktywności obejmują także opracowanie koncepcji nowoczesnego zarządzania zasobami kadrowymi uczelni tak aby w pełni wykorzystać kwalifikacje i umiejętności zatrudnionych w niej pracowników. W związku z powstaniem zespołu ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi pracujemy nad wdrożeniem m.in. systemów motywacyjnych. Ważną rolę dla poniesienia jakości zarządzania uczelnią ma sprawna komunikacja wewnętrzna i przepływ informacji, co w dużej mierze zależy od dobrej komunikacji między pracownikami, ale również jest uwarunkowane sprawnym funkcjonowaniem systemów informatycznych. Poszczególne działy Protektoratu ds. Osobowych i Rozwoju Kadry aktywnie uczestniczą w merytorycznym opracowaniu koncepcji działania tego systemu w obszarze swoich kompetencji tak aby stanowiły integralną całość z pozostałymi jednostkami i umożliwiły sprawne funkcjonowanie uczelni.

Czym zajmuje się Zespół ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi?

Zespół ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest nową jednostką organizacyjną, która rozpoczęła funkcjonowanie we wrześniu bieżącego roku. Głównym zadaniem tego zespołu jest rozwój tzw. „miękkiego” HR i unowocześnienie procesów kadrowych. Wprowadzane zmiany, zainicjowane przez Jego Magnificencję Rektora podyktowane są troską o wysoką jakość zasobów ludzkich, chęcią ich doskonalenia i motywowania. Jestem przekonana, że ustawiczny rozwój kwalifikacji pracowników i zapewnienie jej właściwych warunków pracy ma istotne znaczenie dla realizacji strategii rozwoju naszej Alma Mater. Chcemy jednocześnie tworzyć przyjazne środowisko pracy oraz zapewnić odpowiednie warunki dla sprawnego funkcjonowania i rozwoju Uniwersytetu.

Czy czekają nas w tym roku akademickim jakieś zmiany w polityce kadrowej uniwersytetu?

Wynikająca z dostosowania i realizacji celów strategicznych Uniwersytetu polityka kadrowa będzie realizowana tak aby zapewnić sprawne funkcjonowanie uczelni. Priorytetem będzie wspieranie pracowników w karierze zawodowej, będziemy wspierać osoby zatrudnione w doskonaleniu kompetencji potrzebnych na zajmowanych przez nie stanowiskach pracy, poprzez umożliwienie m.in.: uczestnictwa w różnych formach kształcenia a także zmiany stanowiska ( w ramach rekrutacji wewnętrznej). W sytuacji prowadzenia rekrutacji zewnętrznych będziemy nakierowani na pozyskanie najlepszej kadry, gwarantującej wysoką jakość pracy w zakresie funkcjonowania wszystkich jednostek Uniwersytetu. Planujemy opracowanie strategii i standardów zarządzania zasobami ludzkimi w zakresie zatrudnienia, potrzeb szkoleniowych, motywacji zatrudnionej kadry oraz rekrutacji zewnętrznej w Uniwersytecie, tak aby zapewnić sprawne funkcjonowanie polityki kadrowej w perspektywie wieloletniej.

Rozmawiała Aleksandra Klimek