Informator uniwersytecki

Dlaczego wprowadzenie EZD PUW to dobra decyzja?

Od października 2022 roku trwały intensywne prace nad wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentacją w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie. 19 czerwca 2023 roku została uruchomiona wersja produkcyjna systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW). 

Przyjęty w Uczelni kierunek pracy nad wdrożeniem systemu potwierdza planowane zmiany ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

System EZD PUW to system niekomercyjny, który został wdrożony w ponad 1200 podmiotach, w tym w ponad 50 uczelniach. System użytkują m.in. takie uczelnie jak Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Wrocławski, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego, Szkoła Główna Handlowa, Politechnika Gdańska, Uniwersytet Gdański i wiele innych czołowych uczelni. Jest systemem przetestowanym i na bieżąco aktualizowanym. Integruje się z systemami zewnętrznymi, takimi jak ePUAP, Platforma Elektronicznego Fakturowania, Krajowy System eFaktur czy eDoręczenia, umożliwia również integrację z wewnętrznymi systemami dziedzinowymi, co jest dodatkowym atutem. System będzie przekształcony w system EZD RP – nowoczesny system rządowy nieodpłatnie dostępny dla instytucji publicznych.

Odejście od papierowej formy dokumentów to szansa dla Uczelni na:

• przyspieszenie procesu załatwiania spraw i usprawnienie komunikacji bez konieczności osobistego dostarczania dokumentów,
• możliwość akceptacji dokumentów oraz podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym kwalifikowanym  w systemie, bez podpisu odręcznego, bez konieczności skanowania dokumentów,
• prowadzenie rejestru spraw i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji,
• generowanie powiadomień oraz przypomnień umożliwiających kontrolowanie terminowości realizacji sprawy,
• zmniejszenie ilości czasu koniecznego na przygotowanie dokumentacji poprzez wykorzystanie dostępnych w EZD PUW formularzy pism,
• szybkie wyszukiwanie dokumentów,
• automatyczną archiwizację dokumentów w formie elektronicznej,
• redukcję kosztów zużycia papieru oraz ilości generowanych odpadów.

Autorka: Anna Szydłowska, koordynator ds. wdrożenia i funkcjonowania EZD PUW