Informator uniwersytecki

Wszyscy pracujemy dla sprawnego i efektywnego funkcjonowania UMLub

Dr hab. Bartosz Grucza, profesor SGH, został powołany do pełnienia funkcji pełnomocnika ds. organizacji i zarządzania Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
Czytelnikom "Blasku" Pan Profesor opowiedział o swoim doświadczeniu i planach związanych z pracą w UMLub – zapraszamy do lektury.

Dotychczasowe doświadczenie

Nazywam się Bartosz Grucza. Pracuję w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie, gdzie kieruję Katedrą Badań nad Infrastrukturą i Mobilnością w Kolegium Zarządzania i Finansów SGH. Jestem absolwentem SGH i wieloletnim pracownikiem Katedry Zarządzania Projektami. Pełnię rolę konsultanta i eksperta w trudnych przedsięwzięciach w jednostkach sektora finansów publicznych, organizacjach komercyjnych i non-profit. Mam za sobą kilkadziesiąt zrealizowanych projektów w trudnych środowiskach interesariuszy, zwłaszcza związanych z funkcjonowaniem uczelni wyższych i systemu ochrony zdrowia. W latach 2006-2008 jako kanclerz Akademii Medycznej w Warszawie i Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego odpowiadałem m.in. za porządkowanie procesów organizacyjnych, realizację kilkudziesięciu projektów informatycznych, restrukturyzacyjnych, organizacyjnych, medycznych, naukowo-badawczych, zdobycie finansowania i rozpoczęcie inwestycji o wartości 600 mln PLN: Szpitala Pediatrycznego przy ul. Banacha i Centrum Biblioteczno-Informacyjne. Późnej, w latach 2013-2016 pełniłem funkcję kanclerza SGH, odpowiadając m.in. za zakończoną sukcesem realizację programu naprawczego uczelni, restrukturyzację organizacyjną administracji, zmapowanie procesów, uporządkowanie stanu prawnego nieruchomości, wdrożenie systemu klasy ERP, EZD, systemów wniosków elektronicznych, kontrolingu finansowego, optymalizację polityki zakupowej, kilkadziesiąt wdrożeń informatycznych i – co najważniejsze – zmianę kultury organizacyjnej, na kulturę opartą na otwartości i poczuciu wspólnotowości. Chciałbym wykorzystać swoje doświadczenia w usprawnieniu sposobu funkcjonowania Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.

O planach na pracę w UMLub 

Jako pełnomocnik rektora ds. organizacji i zarządzania podjąłem się zadania:

• diagnozy stanu finansów,
• diagnozy organizacyjnej i analizy funkcjonowania administracji,
• diagnozy stanu informatyzacji,
• przygotowania założeń propozycji usprawnienia organizacji i zarządzania.

Staram się również wspierać Władze Uczelni i doradzać w powyższym zakresie.

Dzięki zaufaniu JM Rektora i Państwa Prorektorów miałem możliwość zainicjowania spotkań z kierownikami i pracownikami jednostek administracyjnych, podczas których doświadczyłem niezwykłej otwartości i zaangażowania oraz troski, płynącej z poczucia odpowiedzialności za sprawy Uczelni. Podczas wspólnych spotkań udało się dokonać diagnozy organizacji i sformułować pierwsze propozycje działań zmierzających do:

• usprawnienia organizacji, głównie poprzez identyfikację luk w zakresie obsługi administracyjnej i dublujących się zadań jednostek,
• decentralizacji, poprzez rozszerzenie zakresu pełnomocnictw i samodzielności decyzyjnej jednostek,
• usprawnienia prowadzenia spraw i obiegu dokumentów, dzięki zmapowaniu i uproszczeniu procesów, a następnie ich cyfryzacji,
• zmniejszenia dysproporcji w obciążeniu pracą poszczególnych jednostek organizacyjnych,
• zwiększenia transparentności działania i ujednolicenia zasad podejmowania decyzji zarządczych,
• poprawy komunikacji i współpracy, poprzez organizację częstszych spotkań problemowych i szerszych konsultacji z udziałem wielu interesariuszy,
• zapewnienia adekwatnych do jakości wykonywanej pracy wynagrodzeń, eliminacji nieuzasadnionych dysproporcji, a w konsekwencji zwiększenia motywacji do pracy,
• poprawy możliwości rozwoju pracowników, m.in. poprzez oddanie do dyspozycji jednostek budżetów na szkolenia,
• usprawnienia spraw kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi umów cywilno-prawnych i zasad przyznawania dodatkowych wynagrodzeń,
• zmiany postaw pracowniczych i poprawy atmosfery pracy, dzięki upowszechnieniu dobrych praktyk pracy zespołowej,
• zmiany postaw kierowniczych na opierające się na podejściu partnerskim i partycypacyjnym,
• wzmocnieniu strategii Uczelni, m.in. poprzez silniejszą weryfikację zgodności działań i inicjowanych projektów ze strategią,
• ujednolicenia sposobu realizacji przedsięwzięć zewnętrznych i wewnętrznych,
• otwarcia na nowe rozwiązania i narzędzia wsparcia, wykorzystujące możliwości dostępnej technologii,
• poprawy funkcjonowania IT głównie poprzez standaryzację usług, integrację i rozwój systemów,
• intensyfikacji promocji i marketingu,
• zapewnienia większej dyscypliny finansowej niezbędnej do poprawy wyniku.

Chciałbym, aby w poszukiwaniu możliwych usprawnień i wypracowywaniu konkretnych rozwiązań mogła wziąć udział cała społeczność akademicka.






Drodzy przedstawiciele społeczności akademickiej!
Przejściowe trudności w funkcjonowaniu organizacji, w tym tak dużego i złożonego podmiotu, jakim jest Uniwersytet Medyczny w Lublinie, są nieodzownym elementem towarzyszącym rozwojowi. Spojrzenie na Uczelnię, jako na miejsce, w którym zachodzą różnego rodzaju procesy – dydaktyczne, naukowe, czy administracyjne pozwala wykorzystać w zmianie organizacyjnej model tzw. dojrzałości procesowej organizacji. Poziom początkowy dojrzałości organizacyjnej charakteryzują działania realizowane chaotycznie, przy szczątkowych procedurach lub bez nich, bez określania przebiegu procesu, z efektami zależnymi raczej od indywidualnego podejścia do pracy niż zasad planowego działania, poziom ten określany jest często mianem „heroizmu jednostek”.

Chciałbym, aby dzięki wspólnemu wysiłkowi, w ciągu najbliższych kilku miesięcy udało się doprowadzić do osiągnięcia wyższego poziomu dojrzałości – poziomu powtarzalnego, charakteryzującego się stanem organizacji, w którym stosowane są podstawowe techniki śledzenia postępów procesów i techniki pozwalające na skuteczne powtarzanie sprawdzonych rozwiązań, w którym rośnie samoświadomość i umiejętność definiowania sposobu, w jaki organizacja pracuje. Jestem pewien, że dzięki ogromnemu potencjałowi Uniwersytetu Medycznego w Lublinie i fantastycznej kadrze uda się ten cel osiągnąć. Nie obędzie się bez potknięć, ponieważ wprowadzaniu każdej zmiany towarzyszy krótkotrwały spadek efektywności działania. Niezbędna jest jednak współpraca, komunikacja, transparentność i konsekwencja we wdrażaniu uzgodnionych planów i podjętych zobowiązań. Jak powiedział jeden z pracowników administracji: „Konieczne jest uświadomienie społeczności akademickiej, że wszyscy pracujemy dla sprawnego i efektywnego funkcjonowania UML – współpraca to podstawa, nie współzawodnictwo. Musimy się nawzajem szanować.”



Przygotowała: Justyna Jóźkiewicz